Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir?

Robotik süreç otomasyonu (RPA) nedir?

Robotik süreç otomasyonu (RPA, Robotic Process Automation), çalışanların bilgisayarda yaptığı tekrarlı ve kurallı işleri yazılım robotlarına yaptırma yöntemidir. Buradaki "robot" fiziksel bir makine değil, bir yazılımdır: ekranlara bakar, tıklar, alanları doldurur, bir sistemden veri kopyalayıp diğerine yapıştırır, dosya indirir, e-posta gönderir.

IBM'in tanımıyla RPA, insan işlerini taklit eden betiklerle tekrarlı ofis görevlerini yerine getirir ve mevcut uygulamaların sunum katmanında, yani kullanıcının gördüğü ekranlar üzerinde çalışır. RPA'yı diğer otomasyon yöntemlerinden ayıran da budur: sistemlerin arka planda birbirine bağlanmasını beklemez, işi bir insanın yapacağı gibi ekran üzerinden yapar.

RPA nasıl çalışır?

1. Tasarım: İşin adımları bir iş akışı tasarımcısında tanımlanır: hangi uygulama açılacak, hangi alana ne yazılacak, hangi koşulda hangi yola gidilecek.
2. Tetikleyici: Bot belirli bir saatte, bir klasöre dosya düştüğünde, bir e-posta geldiğinde ya da kullanıcı başlattığında çalışır.
3. Çalışma: Bot adımları sırayla uygular; okuduğu veriyi kurallara göre işler.
4. İstisna yönetimi: Kurala uymayan bir durumla karşılaşınca işi bir insana devreder ve nedenini kaydeder.
5. Kayıt: Her çalışmanın sonucu, süresi ve hatası raporlanır.

Botlar iki biçimde çalışır. Katılımlı (attended) botlar çalışanın bilgisayarında, onun başlattığı işi yapar; örneğin müşteri temsilcisi bir düğmeye bastığında müşterinin bilgilerini üç sistemden toplar. Katılımsız (unattended) botlar ise bir sunucuda, planlı saatlerde kimse başında olmadan çalışır.

Hangi işler RPA'ya uygundur?

Bir işin RPA için iyi aday olup olmadığını beş soru belirler:

• Kurallı mı? Adımlar her seferinde aynı mantıkla mı ilerliyor, yoksa yorum ve takdir mi gerekiyor?
• Sık mı tekrarlanıyor? Günde ya da haftada çok sayıda yapılan işler kazancı büyütür.
• Girdi dijital ve düzenli mi? Veriler sistemlerde, tablolarda ya da belirli şablondaki belgelerde mi?
• Ekranlar kararlı mı? Uygulamaların arayüzü sık değişiyorsa bot sık bozulur.
• İstisna az mı? Her on işten dördü kural dışıysa otomasyon kazancı küçülür.

Tipik örnekler: tedarikçi faturalarındaki bilgileri ERP'ye girmek, banka hareketlerini muhasebe kayıtlarıyla eşleştirmek, farklı sistemlerden günlük rapor dosyalarını toplayıp birleştirmek, sipariş durumunu müşteriye e-postayla bildirmek, yeni çalışan için sistem hesaplarını açmak.

Örnek: tedarikçi faturalarının işlenmesi (kurgusal)

Tedarikçi faturalarının e-postayla PDF olarak geldiği bir şirket düşünelim. Bot her sabah ilgili posta kutusunu açar, ekleri indirir. Bir belge okuma adımı fatura numarasını, tarihi, vergi numarasını ve tutarları çıkarır. Bot ERP'de tedarikçi kaydını bulur, faturayı girer ve ilgili sipariş ile irsaliye kayıtlarıyla eşleştirir. Tutarlar tutuyorsa kaydı onaya hazır bırakır; fark varsa ya da tedarikçi kayıtlı değilse faturayı nedeniyle birlikte muhasebe uzmanının kuyruğuna gönderir. Gün sonunda kaç faturanın işlendiğini ve kaçının insana devredildiğini raporlar. Uzman artık her faturayı tek tek girmez, yalnız istisnalarla ilgilenir.

RPA, API entegrasyonu ve yapay zeka: hangisi ne zaman?

Pratik kural şudur: sistemin API'si varsa önce API entegrasyonu düşünülür; RPA, API'nin olmadığı yerde köprü görevi görür. İki yöntem çoğu zaman birlikte kullanılır. Serbest metinli e-postaları okuyup sınıflandıran bir yapay zeka adımı, kurallı kısmı yürüten bir botla birleştirildiğinde buna akıllı otomasyon denir.

RPA projesi adım adım

1. Süreç envanteri: Ekiplerin tekrarlı işleri listelenir; her biri için aylık tekrar sayısı ve iş başına süre yazılır.
2. Önceliklendirme: Tekrar × süre × hata maliyeti en yüksek ve uygulaması en kolay işler öne alınır.
3. Süreç belgesi: Adımlar, kurallar, kullanılan ekranlar ve istisnalar ayrıntılı olarak yazılır.
4. Sadeleştirme: Gereksiz adımlar otomasyondan önce kaldırılır; karmaşık bir süreci olduğu gibi otomatikleştirmek karmaşayı hızlandırmaktan öteye geçmez.
5. Geliştirme ve test: Bot test ortamında, gerçek örnekler ve kural dışı durumlarla denenir.
6. Yayın ve izleme: Bot canlıya alınır; çalışma kayıtları ve istisna kuyruğu düzenli izlenir.
7. Bakım: Uygulama güncellemeleri ve ekran değişiklikleri takip edilir, bot buna göre güncellenir.

RPA'nın riskleri

• Ekran değişikliği: Uygulamanın arayüzü değiştiğinde bot doğru alanı bulamayabilir; bu yüzden izleme ve bakım planı şarttır.
• Kimlik bilgileri: Botların kullandığı kullanıcı hesapları ve şifreler güvenli bir kasada tutulmalı, yetkileri yalnız işin gerektirdiği kadar olmalıdır.
• Denetim izi: Botun hangi kaydı ne zaman değiştirdiği izlenebilir olmalıdır.
• Sahipsiz botlar: Kimin sorumlu olduğu belli olmayan botlar zamanla bozulur ya da yanlış veri üretir; her botun bir iş sahibi olmalıdır.

Başarı ölçütleri

• İş başına süre ve aylık kazanılan çalışma saati
• Hata oranındaki değişim
• İnsana devredilen istisnaların oranı
• Botun planlandığı gibi tamamladığı çalışmaların oranı

Sık sorulanlar

RPA ile API entegrasyonu arasındaki fark nedir? API entegrasyonunda sistemler arka planda doğrudan veri alışverişi yapar; RPA'da ise bot, ekran üzerinden bir insan gibi işlem yapar. API varsa daha sağlam ve hızlı olduğu için önce o tercih edilir; RPA, API'nin olmadığı durumlarda köprü görevi görür.

RPA yapay zeka mıdır? Klasik RPA yapay zeka değildir; önceden tanımlanmış kuralları uygular. Ancak belge okuma, metin sınıflandırma ya da karar destek gibi yapay zeka adımlarıyla birleştirilebilir; bu birleşime akıllı otomasyon denir.

RPA hangi işler için uygun değildir? Sürekli değişen, çok sayıda istisna içeren, yorum ve takdir gerektiren ya da girdisi düzensiz olan işler RPA için uygun değildir. Bu işlerde önce sürecin sadeleştirilmesi ya da yapay zeka destekli bir çözüm düşünülmelidir.

Hangi RPA araçları kullanılır? UiPath, Automation Anywhere ve Microsoft Power Automate en bilinen platformlar arasındadır. Doğru araç, otomatikleştirilecek uygulamalara, botların çalışacağı ortama ve lisans maliyetine göre seçilir.

Başlarken

Yorum gerektiren işlerin otomasyonunu yapay zeka ajanı nedir yazımızda, sistemler arası veri eşitlemenin bir örneğini pazaryeri entegrasyonu yazımızda anlattık. Inside Media olarak sistemlerinizi API'lerle ya da gerektiğinde botlarla birbirine bağlayan çözümleri süreç otomasyonu ve entegrasyonu hizmetimizle kuruyoruz.